[align=justify]از زمان سبقت بگيريد

آيا تا به حال احساس نکرده ايد مانند خرگوش سفيد در داستان «آليس در سرزمين عجايب» هستيد؟ هميشه در عجله ايد اما هرگز به آنچه که مي خواهيد نمي رسيد. آيا شما هم ساعات طولاني کار مي کنيد ولي هميشه اين حس را داريد که اهدافتان در حال گريز هستند؟ وقتي حمايت از کارکنان کاهش مي يابد فشار کار هجوم مي آورد و آنها مجبور مي شوند سخت تر، طولاني تر و سريع تر کار کنند. مديريت زمان و رويه واگذاري بخشي از وظايف کاري به همکاران، ديگر يک موضوع تجملي نيست. اين مهارت هاي اساسي ابقا» شده اند. افزايش معلومات و تجربيات و استفاده از روش هاي مديريت زمان باعث افزايش کارآيي و پيشرفت سريع و مستمر در محل کار مي شود.
تعيين اهداف
قبل از اين که بخواهيد جزئيات مديريت زمان را مشخص نماييد، مي بايست به يک چشم انداز گسترده نگاه کنيد. پايه و اساس کار داشتن يک شناخت صحيح از اهداف و اولويت هاست. سپس به جاي آشفتگي و تغيير مسيرهايي که باعث مي گردد از موضوع اصلي منحرف و در نتيجه نااميد شويد مي توانيد فعاليت هاي روزانه را براي پيشبرد اهداف تنظيم کنيد. وقتي اهداف را مشخص مي کنيد ويژگي هاي زير را در نظر داشته باشيد:
1) اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان بندي باشند.
2) اهدافي را مد نظر قرار دهيد که شما را در حد اعلاي انگيزه دهي قرار مي دهد و امکان بروز قابليت هايتان را فراهم مي سازد.
ضروري است که از ابتدا با حس دستيابي به موفقيت شروع به فعاليت کنيد و اين امر تنها با تعيين اهداف در حيطه منابع، بودجه، چارچوب زماني و محدوديت هاي سازماني امکانپذير است. هنگامي که اهداف کاري را مشخص کرديد آنها را در مقوله هاي ذيل سازماندهي کنيد:
- اهداف بلند مدت(شش ماه تا يک سال)
- اهداف ميان مدت(يک تا شش ماه)
- اهداف کوتاه مدت(روزانه، هفتگي، ماهانه)
سه هدف اصلي را در هر مقوله به ترتيب اهميت بنويسيد. برگه اهداف را در دسترس بگذاريد و در آغاز و پايان هر روز کاري به آن مراجعه کنيد. آيا وظايفي که به آنها معطوف شده ايد در راستاي اهداف توضيح داده شده است؟ آيا کمک مي کنند که به اولويت هايتان برسيد و آنها را کامل کنيد؟ هميشه کارهاي اداري اضافي و غيرقابل پيش بيني که بطور خودکار سر مي رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز کاري(در حدود 80درصد) بايد به فعاليت هايي که مربوط به اهداف است، اختصاص پيدا کند. اگر مي بينيد بخش عمده اي از وقت تان صرف کارهايي مي شود که در رسيدن به اولويت ها کمک نمي کند يک ارزيابي مجدد و جدي ضروري است. به عقب برگرديد و عواملي را که باعث اتلاف وقت مي شود شناسايي کنيد. راه هايي را جستجو نماييد که اين مزاحمت ها را از بين مي برد و تلاش نماييد تا کارها را به صورت مناسب بين نيروهاي کاري تقسيم کنيد.
تحليل عوامل اتلاف وقت
اغلب اوقات اتلاف کننده هاي وقت، روز ما را به هم مي ريزند و مانع از اين مي شوند که ما روي اهدافمان تمرکز کنيم. در حاليکه با نااميدي احساس مي نماييد در زمان گير افتاده ايد با يک يا چند تغيير ساده مي توانيد عوامل اتلاف وقت را از بين ببريد. براي مدتي درنگ نموده و آنچه را که مهم ترين استفاده از وقت تان به حساب مي آيد، بررسي کنيد. سپس عامل ويژه اي را که ممکن است در اين استفاده ترجيحي از وقت دخالت کند، مشخص سازيد.
مهمترين عوامل اتلاف وقت
جلسات غيرضروري
ميز يا محدوده کار نابسامان
تلفن هاي غيرضروري
صرف وقت زياد براي پاسخگويي به نامه ها
دسته بندي اوراق بيش از يک بار در روز و صرف زمان طولاني براي سازماندهي آنها
مشکل داشتن با تکنولوژي(اختلال در کار کامپيوترها)
صرف وقت زياد در ترسيم برنامه هاي کاري براي ديگران
اختصاص زمان طولاني به برنامه ريزي
اختصاص زمان طولاني به تحليل اشتباهات
اختصاص زمان طولاني به پروژه مستندسازي
تلاش بيهوده براي جلب توجه ديگران به کارهاي انجام شده
انجام کارهايي که مي توان به ديگران محول نمود.
انجام کار بدون بازده در اوج خستگي
تغيير برنامه زمان بندي سفرها
تغيير اولويت ها به خاطر تغيير مديريت ها
ليست عوامل اتلاف وقت را بررسي و مواردي را که با آن مواجه هستيد، علامت بزنيد. سپس مهم ترين آنها را از 1تا5 شماره گذاري کنيد. شماره 5 نامناسب ترين وضعيت است. شايد انرژي و حواس شما صرف جلسات غيرضروري و کارهاي اداري بي پايان مي شود. جلساتي را که بايد در آن شرکت کنيد، بررسي نماييد. بدون اين فرض خودکار که حضورتان در جلسات مورد نياز است، از مسئولان درباره نقش تان در جلسات سئوال کنيد. خواهيد ديد که اغلب اوقات حضورتان ضروري نيست. همچنين بپرسيد آيا امکانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار کنند تا صبح ها را براي کاري که فکر خلاق مي خواهد، کنار بگذاريد. به عنوان يک شرکت کننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شويد. ممکن است بخش عمده اي از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها(به خصوص نامه هاي الکترونيکي) شود. از همکاران تان درخواست کنيد که رونوشت همه نامه ها را براي تان ارسال نکنند، مگر آن که اطلاعات آنها مستقيما مربوط به شما باشد. همچنين به آنها بگوييد به نامه اي پاسخ نمي دهيد مگر اينکه واقعا نياز به پاسخ داشته باشد. پيشنهاد کنيد فرستنده هاي نامه ها بيشتر از جزئيات، روي محتوا و چارچوب زماني براي پاسخگويي تمرکز نمايند و مهم تر از همه اينکه قاعده اي براي بررسي نامه ها بگذاريد. به عنوان مثال بيشتر از يک بار در روز سراغ نامه ها نرويد. البته در برخي مواقع اين امر امکان پذير نيست. اما اين اصل را تعيين کنيد تا مطمئن شويد که فرآيند افکارتان دائما با مانع مواجه نمي شود. گاهي اوقات ساده ترين تغييرات يک اثر عميق دارد.
کاهش وقفه ها و نگهداري تمرکز با اجراي
چند اصل ساده
- تمام تماس هاي تلفني انجام شده را مرور کنيد و براي پاسخگويي به آنها وقت مشخصي اختصاص دهيد.
- افراد را تشويق کنيد که مسئله کاري خود را از طريق پست صوتي يا پست الکترونيکي با شما در ميان بگذارند.
- پيام هاي کتبي و الکترونيکي را در يک محدوده زماني مشخص بررسي کنيد.
- از افراد بخواهيد که نامه هاي الکترونيکي غيرضروري را براي شما نفرستند.
- هر روز را با ملاقات کوتاه همکاران آغاز نماييد. سپس يک دوره کاري بدون وقفه داشته باشيد و به افراد بگوييد چه موقع در دسترس خواهيد بود.
- در مکالمه ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد. به عنوان مثال با گفتن اين عبارات «آنچه را که بايد درباره آن بحث کنيم اين نکته است» يا «يک مورد ديگر قبل از اينکه شما برويد» که نشان مي دهد شما مي خواهيد گفتگو را تمام کنيد.
- افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف کنيد: «من چه کاري مي توانم براي شما انجام دهم؟»
- يک شوخي کوچک را تجربه کنيد: «وقتي شخصي مي گويد امکان دارد يک دقيقه وقت تان را بگيرم؟ بگوييد حتما و با خنده زمان سنج را براي اندازه گيري يک دقيقه تنظيم کنيد.»
برگه ها و اسناد
بسياري از اوقات اوراقي که دور و بر ماست مانع تمرکز بر روي اولويت ها مي شود. هيچ قاعده کلي براي اين که چگونه اوراق را مديريت کنيم، وجود ندارد. اين موضوع بستگي به روش خود فرد دارد. بعضي از افراد اگر به وسيله مقدار زيادي از مواد خواندني محاصره شوند احساس راحتي مي کنند در حاليکه افرادي هم هستند که تنها يک ميز خلوت زمينه ساز افکار واضح آنها مي شود. مهم است که از تمايل و سطح رضايت خود آگاه شويد و يک سيستم را براي سازماندهي اوراق توسعه دهيد. البته اگر وقت ارزشمندي را در جستجوي اسناد هدر مي دهيد و مجبوريد بارها و بارها اوراق را تفحص کنيد، اتخاذ يک روش جديد مورد نياز است. اين رويه را امتحان کنيد: «اگر تعيين محل سند بيش از 30ثانيه طول کشيد، بايد سيستم را تغيير دهيد. به جاي آنکه اجازه دهيد کارهاي عقب افتاده اداري باعث ترافيک روي ميزتان شود، هر قطعه کاغذ را ارزيابي کنيد و مشخص نماييد که آيا بايد آن را کنار بگذاريد، از آن استفاده نماييد و يا فورا آن را بايگاني کنيد. کم توجهي به سيستم بايگاني مدارک مي تواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممکن است شما براي بايگاني و دسترسي به مدارک به کارمندان اجرايي تکيه کنيد، اما بهتر است يک سيستم مخصوص به خودتان داشته باشيد. در اين صورت اگر يکي از همکاران در دسترس نباشد، خود را در پيدا کردن سندي که به آن نياز فوري داريد، ناکام نمي بينيد. ضمنا همکارانتان را هم تشويق کنيد که از يک رويه سيستماتيک براي تسهيل دسترسي و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو براي بايگاني استفاده نمايند.»
چند نکته براي بايگاني مدارک
- اوراق را قبل از بايگاني کردن تاريخ بگذاريد.
- کاغذهاي توده شده را بررسي نماييد، مواردي را که نياز نداريد کنار بگذاريد و مدارک اساسي تر را جايگزين آنها سازيد.
- پاکت نامه هاي باز نشده را که در رابطه با کار شما نيست دور بريزيد مگر اين که نشاني پستي آن مشخص باشد.
- مدارک امور جاري را در قسمت جلوي قفسه پرونده ها بگذاريد.
- پرونده ها را درون هر مقوله به صورت الفبايي مرتب کنيد.
-10 سانتيمتر از فضاي هر قفسه را خالي بگذاريد. به قدري که به اوراق آسان تر دسترسي داشته باشيد.
- بر روي قفسه ها برچسب بزنيد.
- پرونده کارهاي در دست اقدام را نزديک ميزتان بگذاريد.
- هرگاه يک کاغذ از پرونده ها برمي داريد روي آن يک علامت بگذاريد تا بدانيد که برگه بعدا بايد بايگاني شود و يا از بين برود.
- يک فهرست از پرونده ها تهيه نماييد.
محيط کار مناسب
ممکن است ناگهان دريابيد که توانايي هايتان در انجام وظايف کاهش يافته است و بعد از چند ساعتي که از زمان شروع کار مي گذرد سردرد مي گيريد. به محيط کار خود دقت نماييد. شايد وسايلي که با آن سر و کار داريد در وضعيت مناسبي نيست. به عنوان مثال نمايشگر رايانه هم سطح چشمتان نيست و... براي ترويج خلاقيت و بهره وري يک محيط راحت و سالم ضروري است. محل کارتان را بررسي کنيد تا دريابيد چگونه ممکن است سطح توان جسمي و ذهني شما را در خود حل کند. وقتي که همزمان در حال کار با سند چاپي و رايانه هستيد از يک نگهدارنده سند استفاده کنيد. از خم کردن مچ دست به هنگام کار با رايانه و طبيعتا ضايعات ناشي از آن خودداري نماييد. صفحه کليد را روي يک سطح که در زير ميز به صورت کشويي حرکت مي کند قرار دهيد. صندلي و پشتي آن بايد راحت باشد و تحمل وزن و حرکات شما را داشته باشد. ترجيحا از يک زيرپايي استفاده کنيد. اين مسائل بسيار ساده هستند، اما متعجب مي شويد اگر ببينيد و بشنويد چگونه افرادي که مي توانند پروژه هاي ذهني شگفت انگيز اجرا کنند از اصول ابتدايي راحتي و آرامش غافلند.
واگذاري بخشي از مسئوليت ها
بسياري از افراد در صورت واگذاري کار به ديگران دچار آشفتگي مي شوند. بدون محول نمودن بخشي از فعاليت ها به ديگران هرگز نمي توانيد وقتتان را تحت فرمان داشته باشيد. اين رويه اجازه مي دهد روز کاري را با تاکيد بر اولويت ها سپري نماييد. بدون اعتماد به ديگران در انجام کارها در جزئيات کم اهميت غرق مي شويد و قادر نخواهيد بود انرژي و توانتان را به سمت اهداف هدايت کنيد. چند مسئله اساسي وجود دارد که افراد را از اجراي اين روش دور نگه مي دارد. درباره موردي که مانع کار شماست فکر کنيد:
- مسئله اول: «هيچ کس وظايف را آن طوري که من انجام مي دهم، انجام نمي دهد.» ممکن است اين مسئله حقيقت داشته باشد که برخي از وظايف پيچيده تر را شما انجام مي دهيد، اما احتمالا اين حقيقت ندارد که همه فعاليت هاي شما در بالاترين حد پيچيدگي است. اگر غرورتان اجازه نمي دهد بپذيريد فرد ديگري مي تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشيد که ممکن است آن شخص وظايف را به قدر کافي رضايتبخش انجام دهد.
- مسئله دوم: «هيچ کس مانند خود من اين وظايف خاص را سريع انجام نمي دهد.» ممکن است اين نکته هم حقيقت داشته باشد. اما اگر شخص ديگري مي تواند وظايف را با توجه به فرجه زماني تعيين شده به قدر کافي سريع انجام دهد و در روال جاري نگه دارد، پس مي توانيد بخشي از مسئوليت ها را به او بسپاريد.
- مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله اي را چند بار توضيح دهم، خودم آن را انجام مي دهم حتي با سرعت بيشتر و بهتر.» ممکن است اولين بار که مي خواهيد کاري را به شخص ديگري واگذار کنيد، مجبور شويد آن را توضيح دهيد. هم چنين امکان دارد مجبور شويد اين کار را براي بار دوم، سوم و چهارم نيز تکرار نماييد. اين رويه موقتي است و همکاران به تدريج کار را ياد مي گيرند; تا حدي که نياز به توضيح بيشتري نيست و شما هم در نهايت وقت خود را ذخيره مي کنيد.
منبع:ابتکار[/align]